Informativa privacy

1. Chi tratta i vostri dati

Mosaiko è un servizio di SAINVENT S.r.l., titolare del trattamento per i dati descritti in questa pagina.

• Sede legale: Via Strage 14 Luglio 1943, 25 – 91011 Alcamo (TP)
• Partita IVA 02853260814
• Email: info@sainvent.it
• Telefono: 0924 21765 (interno 3)

Abbiamo nominato un responsabile della protezione dei dati (DPO), che potete contattare per qualsiasi domanda sui vostri dati: dpo@sainvent.it.

2. A chi si rivolge questa informativa

Questa informativa riguarda:

• chi visita il sito di Mosaiko;
• chi compila il modulo per chiedere l'attivazione del servizio;
• chi usa l'area riservata: i referenti e gli operatori dei Comuni e dei Comandi di Polizia Locale clienti, e il personale di Mosaiko.

Cosa non copre. Non riguarda i dati delle persone che compaiono nei video caricati dagli enti. Di quei dati è titolare l'ente che carica il video (il Comune o il Comando). Sainvent li tratta solo per conto dell'ente, come spiegato al punto 4. Se comparite in un video e volete esercitare i vostri diritti, rivolgetevi all'ente: noi lo aiutiamo a rispondervi.

3. Quali dati trattiamo, perché e per quanto tempo

a. Visita del sito

Dati: Indirizzo IP, data e ora della richiesta, pagina richiesta, esito, browser e sistema operativo. Li registra il server web nei suoi log tecnici, come fa ogni sito.

Perché: Far funzionare il sito, proteggerlo da abusi e attacchi, ricostruire eventuali problemi tecnici.

Base giuridica: Nostro legittimo interesse alla sicurezza del servizio (art. 6, par. 1, lett. f GDPR).

Per quanto: Per il tempo strettamente necessario alla sicurezza del servizio.

Le pagine pubbliche non usano cookie né strumenti di statistica o di profilazione. Caratteri, script e immagini sono serviti dal nostro sito: la visita non fa partire richieste verso server di terzi.

b. Richiesta di attivazione

Dati:

• Nome del Comune o del Comando ed email istituzionale (obbligatori).
• Nome e cognome del referente, telefono e note (facoltativi).
• Data e ora dell'invio e un'impronta dell'indirizzo IP: un codice ricavato dall'IP con una chiave segreta, da cui non si risale all'IP. L'indirizzo IP in chiaro non viene salvato.

Dove: Nel database di Mosaiko, visibile solo agli amministratori. Una copia arriva per email al referente commerciale di Sainvent, che vi ricontatta.

Perché: Rispondervi, valutare la richiesta e creare l'accesso per il vostro ente. L'impronta dell'IP e l'email servono anche a limitare invii ripetuti e abusi del modulo (al massimo 3 richieste in un'ora dallo stesso indirizzo e 3 in 24 ore con la stessa email).

Base giuridica: Misure precontrattuali adottate su vostra richiesta (art. 6, par. 1, lett. b) e nostro legittimo interesse a gestire i rapporti con gli enti e a proteggere il modulo dagli abusi (art. 6, par. 1, lett. f).

Per quanto: Per il tempo necessario a gestire la richiesta e il rapporto che ne segue con il vostro ente. Potete chiederne la cancellazione in qualsiasi momento (punto 8).

c. Account dell'area riservata

Dati:

• Email, che è anche il nome con cui accedete.
• Nome del Comune o del Comando, ruolo (cliente, operatore o amministratore), stato dell'account (attivo o sospeso), pacchetto e crediti, data di creazione.
• Password: la scegliete voi da un link che vale 24 ore e si usa una volta sola. Il sistema di accesso la conserva solo in forma cifrata non reversibile: nessuno può leggerla, neanche noi.
• Dati della sessione e degli accessi: il sistema di accesso registra gli eventi come entrata, uscita e cambio della password, con data, ora e indirizzo IP.
• Per il personale di Mosaiko, anche le richieste che ciascuno ha preso in carico.

Perché: Creare e gestire il vostro accesso, riconoscervi quando entrate, fornire il servizio al vostro ente, gestire pacchetto e crediti, darvi assistenza.

Base giuridica: Esecuzione del contratto con il vostro ente (art. 6, par. 1, lett. b) e nostro legittimo interesse a fornire il servizio alle persone che l'ente ci indica e a proteggere gli accessi (art. 6, par. 1, lett. f).

Per quanto: Finché l'account esiste. Quando si elimina l'account di un Comando si cancellano anche i suoi file, il profilo e le richieste; resta solo il registro delle attività (punto 3.d). Gli account del personale di Mosaiko non si eliminano ma si sospendono, perché il registro deve poter dire chi ha lavorato ogni richiesta.

Password dimenticata. Quando chiedete un nuovo link, per limitare gli abusi salviamo solo un'impronta della vostra email e una dell'indirizzo IP, con data e ora (al massimo 3 richieste in un'ora per email e 10 per indirizzo). Non salviamo l'email né l'IP in chiaro. Queste impronte si cancellano da sole dopo 7 giorni.

d. Registro delle attività

Dati: Data e ora, chi ha agito (identificativo dell'account e ruolo) e cosa ha fatto: per esempio richiesta creata, presa in carico, file caricato o scaricato, cambio di stato, domanda e risposta, controllo finale, cambio di ruolo o di pacchetto, sospensione di un account, cancellazione automatica dei file. Per alcune azioni il registro conserva dettagli come il titolo della richiesta, il testo di domande e risposte e le impronte digitali dei file. Non contiene i video.

Chi lo vede: Solo il personale di Mosaiko. Nessuno può modificarlo o cancellarlo dall'applicazione.

Perché: Dimostrare chi ha fatto cosa e quando su ogni file (catena di custodia), proteggere il servizio, verificare l'operato di chi accede ai sistemi.

Base giuridica: Obblighi di sicurezza del trattamento (art. 32 GDPR; art. 6, par. 1, lett. c) e nostro legittimo interesse a garantire la correttezza delle lavorazioni (art. 6, par. 1, lett. f).

Per quanto: Resta anche dopo la cancellazione dei file e dell'account, per il tempo necessario a questi scopi e alla tutela dell'ente e di Sainvent in caso di contestazioni.

e. Email di servizio

Quali: Il link per scegliere la password (nuovo account, nuova password, password dimenticata) e gli avvisi sulle vostre richieste: presa in carico, domanda di Mosaiko, richiesta non lavorabile con il motivo, copia conforme pronta. Le email contengono il vostro indirizzo e il titolo della richiesta; il testo delle domande si legge solo nell'area riservata.

Come: Partono dal server di posta aziendale di Sainvent. L'applicazione non ne conserva una copia.

Base giuridica: Esecuzione del contratto con il vostro ente (art. 6, par. 1, lett. b).

4. Video e contenuti caricati dagli enti

Gli enti caricano su Mosaiko clip video, titolo e istruzioni della richiesta, marcatori (posizione, istante, tipo, note e una miniatura del fotogramma), riferimenti temporali e note; rispondono alle nostre domande. Noi produciamo la copia conforme oscurata e l'attestato di oscuramento, e calcoliamo le impronte digitali (SHA-256) dei file.

• Titolare è l'ente. Sainvent tratta questi dati come responsabile del trattamento (art. 28 GDPR), sulla base di un accordo sul trattamento dei dati (DPA) firmato con ogni ente, e solo secondo le sue istruzioni: per oscurare e consegnare i video.
• Chi ci lavora. L'oscuramento lo eseguono operatori autorizzati di Sainvent, con software professionale di elaborazione video sulle loro postazioni di lavoro.
• Nessun altro uso. Non usiamo i video né gli altri contenuti per scopi nostri, compreso l'addestramento di sistemi di intelligenza artificiale.
• Nessuna decisione automatizzata. Cosa oscurare lo decide l'ente e lo esegue una persona. L'unica regola automatica è di tempo: una richiesta ferma da 90 giorni in "Ricevuta" o "In attesa di chiarimento" si chiude da sola come "Non lavorabile", così nessun video resta senza scadenza.

Per quanto restano

• Sul server di Mosaiko il video originale, la copia conforme (con le versioni precedenti), l'attestato e le miniature dei marcatori si cancellano automaticamente 30 giorni dopo la chiusura della richiesta, cioè dopo l'invio della copia conforme o la chiusura come "Non lavorabile". Restano disponibili per tutto il giorno della scadenza e si cancellano dal giorno dopo.
• Le copie di sicurezza dei video seguono il server: un video cancellato sparisce anche da lì entro il giorno successivo.
• I dati descrittivi della richiesta (titolo, istruzioni, marcatori senza miniature, domande e risposte) restano nello storico dell'account finché l'account esiste.
• L'ente può eliminare dall'area riservata le proprie richieste ancora in "Ricevuta" o chiuse come "Non lavorabile", insieme ai loro file.

Chi compare in un video esercita i propri diritti presso l'ente titolare. Sainvent assiste l'ente nel rispondere.

5. A chi comunichiamo i dati

• Al personale autorizzato di Sainvent (operatori e amministratori di Mosaiko), ciascuno con un accesso personale e solo per ciò che serve al suo lavoro.
• A fornitori di servizi informatici e di posta elettronica, nominati responsabili del trattamento; l'elenco è disponibile su richiesta.
• Alle autorità pubbliche, quando la legge lo impone.

Non vendiamo i dati e non li cediamo a terzi per i loro scopi. I dati sono conservati su server in Italia e non vengono trasferiti fuori dallo Spazio economico europeo.

6. Cookie e archiviazione nel browser

Pagine pubbliche (pagina iniziale, informativa privacy, note legali): nessun cookie e nessun dato salvato nel browser. Se siete collegati all'area riservata, il browser invia anche su queste pagine il cookie di sessione descritto sotto.

Area riservata: usiamo solo strumenti tecnici, necessari al servizio o a ricordare una vostra scelta.

Cookie: sb-api-auth-token (può essere diviso in parti con suffisso .0, .1): cookie tecnico di sessione. Vi tiene collegati dopo l'accesso. Si cancella quando uscite con "Esci" e comunque scade al più tardi dopo 400 giorni.

Cookie: tema: ricorda se avete scelto il tema chiaro o scuro. Si crea solo se cambiate il tema e dura un anno.

Browser: mosaiko-notif e mosaiko-notif-admin (archiviazione locale del browser): data e ora dell'ultima apertura delle notifiche, per contare quelle nuove. Restano nel browser finché non li cancellate.

Browser: mosaiko-controllo:… (archiviazione locale, solo per il personale di Mosaiko): le spunte del controllo finale di una copia conforme. Quelle delle versioni superate si cancellano da sole.

Non usiamo cookie di profilazione, di statistica o di terze parti. Per questo il sito non mostra un banner: i cookie tecnici non richiedono il consenso (Garante per la protezione dei dati personali, Linee guida sui cookie e altri strumenti di tracciamento del 10 giugno 2021). Potete comunque cancellare cookie e dati salvati dalle impostazioni del browser; senza il cookie di sessione l'area riservata non funziona.

7. Come proteggiamo i dati

• Connessioni cifrate (HTTPS) tra il vostro browser e il servizio.
• Accessi personali, con password scelta da voi; i link per la password valgono 24 ore e una sola volta.
• Ruoli separati: ogni ente vede solo le proprie richieste e i propri file; il personale di Mosaiko accede solo a ciò che serve per lavorarle.
• Registro delle attività che non si può modificare e impronte digitali dei file per verificarne l'integrità.
• Cancellazione automatica dei video dopo 30 giorni dalla chiusura della richiesta.
• Copie di sicurezza giornaliere, conservate anche fuori dal server principale.

8. I vostri diritti

In qualsiasi momento potete chiederci (articoli da 15 a 22 GDPR):

• di accedere ai vostri dati e di riceverne una copia;
• di correggerli o completarli;
• di cancellarli;
• di limitarne il trattamento;
• di riceverli in un formato di uso comune (portabilità);
• di opporvi al trattamento basato sul nostro legittimo interesse.

Scrivete al nostro DPO: dpo@sainvent.it. Vi rispondiamo entro un mese, come prevede il GDPR. Se ritenete che il trattamento violi la normativa, potete presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it).

Per i dati delle persone che compaiono nei video, i diritti si esercitano presso l'ente titolare (punto 4).

9. Dati obbligatori e facoltativi

• Richiesta di attivazione: nome del Comune o del Comando ed email sono necessari per rispondervi; senza, non possiamo gestire la richiesta. Referente, telefono e note sono facoltativi.
• Account: l'email è necessaria per creare l'accesso e usare il servizio.
• Visita del sito: i dati dei log tecnici sono raccolti automaticamente dal server web.

10. Modifiche a questa informativa

Se cambia il modo in cui trattiamo i dati, aggiorniamo questa pagina e la data in alto.